Solicitação/cotação de compras

Neste documento iremos aprender como utilizar o módulo <Solicitação/Cotação de Compras>.


Para iniciarmos a solicitação ou cotação de compras, devemos abrir o módulo citado acima clicando em <Compras\Solicitação/Cotação de Compras>. Após isso será aberto o módulo conforme a ‘Figura 1’ abaixo.

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Figura 1: Solicitação/Cotação de Compras.

Após o início do módulo, basta clicarmos no botão ‘Inserir Registro’ para iniciarmos uma nova solicitação ou cotação de compras, na qual deverão ainda serem preenchidos alguns campos para sua utilização.

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Figura 2: Solicitação/Cotação de Compras.

No campo ‘Tipo’, iremos escolher qual o tipo de solicitação está sendo feita. As opções podem ser ‘Novo Item’ ou ‘Reposição de Estoque’. Logo à frente temos o campo ‘Status’, onde será mostrado o status atual da solicitação/cotação, podendo ser ‘Aberto’ ou ‘Finalizado’.

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Figura 3: Solicitação/Cotação de Compras.

Logo abaixo temos o campo ‘Cód. C Custo’, onde devemos inserir o código do centro de custo do setor responsável pela solicitação. Para o correto relacionamento, é recomendável verificar com o administrador do sistema qual centro de custo deve ser indicado em cada solicitação/cotação.

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Figura 4: Solicitação/Cotação de Compras.

A seguir temos também o campo ‘Cód. Setor’, no qual devemos informar o setor responsável pela solicitação, bastando clicar em ‘Pesquisar’ para visualizar os setores disponíveis e escolher o correto.

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Figura 5: Solicitação/Cotação de Compras.

Abaixo desse campo, temos ainda mais dois campos a serem preenchidos, sendo eles o ‘Cód. Func. Solicitante’ e ‘Cód. Func. Comprador’. Para o correto funcionamento da solicitação/cotação de compras, devemos informar o funcionário solicitante, e o funcionário comprador, os quais deverão ter sido cadastrados no ‘Cadastro de Funcionários’, e que deverão ter seus e-mails de trabalho informados para que seja possível informar a solicitação/cotação para o devido solicitante.

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Figura 6: Solicitação/Cotação de Compras.

É possível ainda, utilizar o campo ‘Observação’ para colocar alguma informação que seja considerada útil na solicitação, não sendo aceitas, porém, figuras. No espaço ‘Itens a serem cotados’, poderemos informar os produtos, matérias-primas e outros que serão objeto de solicitação e compra. Para isso devemos preencher todos os campos para um correto registro no sistema.

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Figura 7: Solicitação/Cotação de Compras.

Cada item informado no espaço citado acima poderá conter diversas entradas de cotações feitas com fornecedores. Para inserir essas cotações, basta utilizar o espaço ‘Cotação dos Itens’, e informar o fornecedor, valor unitário cotado e a forma de pagamento combinada. Não há limites de cotações feitas por produto, podendo serem feitas quantas cotações forem desejadas.

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Figura 8: Solicitação/Cotação de Compras.

Para inserir uma cotação em outro item, basta clicar sobre ele, e inserir a cotação no espaço de cotações, conforme instruído acima. Ao final das cotações, deve-se selecionar qual cotação por item foi aprovada, marcando-a clicando no campo ‘Aprovado’, podendo ser aprovada apenas uma cotação por item.

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Figura 9: Solicitação/Cotação de Compras.

Para finalizar, basta salvar a cotação e clicar no botão ‘Finalizar’, o qual alterará o status da solicitação/cotação para ‘Finalizado’, e gerará um novo pedido de compra com os itens que contém cotações aprovadas. O sistema gerará esses itens com os dados informados na cotação, conforme sua digitação.

Já para enviar a cotação por e-mail, basta clicar no botão ‘E-mail’, o qual verificará se existem e-mails nos cadastros dos funcionários solicitante e comprador, e montará o e-mail diretamente no gerenciador de e-mails, a partir de onde poderá ser enviada a solicitação/cotação.

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Figura 10: Solicitação/Cotação de Compras.

Criado por Diego Cardoso em 10/05/2019 10:25

Atualizado por Rafael em 21/07/2021 00:47

26 de julho de 2021
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